| 【必讀】真正拉開人生差距的，是你利用時間的方式 |
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時間的供應是沒有伸縮性的。不管需求有多么強烈，時間的供應就是這么多。它沒法用價格來進行調節(jié)，也沒法為它來繪制邊際效用曲線。另外，時日稍縱即逝，根本無法儲存，昨天的時間已是一去不復返了。所以，時間才是最最短缺的東西。
時間失掉以后是完全無法補償的。在一定的范圍內，我們可以用一種資源來替代另一種資源，比如，用銅來替代鋁，用資金來替代勞力。我們可以使用更多的智力，也可以使用更多的體力。但是沒有任何東西可以替代已經失去的時間。人卻往往最不善于管理自己的時間。
近一個世紀來，我們已經懂得一個人要先做好時間使用的記錄，接著才能了解自己的時間是怎么使用的，最后才有可能管理好自己的時間。
1、記錄實際使用時間的情況
要使工作卓有成效，第一步就是要將實際使用時間的情況記錄下來。
關于記錄時間的具體辦法，我們不在此討論了。有些管理者可能自己做記錄。其他諸如董事長之類的也許只是關照一聲，記錄的事情就出秘書代勞了。最關鍵的是要把時間記錄下來，而且必須真實。必須要把事情發(fā)生的確切時間記錄下來，干萬不可事后憑記憶再來追記。
許多卓有成效的管理者都保持著做這種記錄的習慣，并對這些記錄每月定期進行檢查。卓有成效的管理者至少每年兩次、每次 3-4 個星期要親自來做自己的工作記錄。每次親自做過記錄之后，管理者就有必要重新考慮并修訂他們的時間安排。但不到六個月，他們肯定會發(fā)現自己又有所偏離，常常會在一些無關緊要的瑣事上浪費時間。這是一種練習，只有通過反復練習才能學會有效地使用自己的時間，也只有反復不斷地作出努力來管好自己的時間，才能避免上述這種偏離現象。
2、對時間進行有序的管理
為了對時間進行有序的管理，需要找出自己的哪些活動是浪費時間、不產生效果的，并盡可能將這些活動從時間表上排除出去。要做到這一點，這里有些診斷性的問題，可以問一問自己。
首先必須發(fā)現并排除那些根本不需要去做的事情和那些純粹浪費時間而又不產生效果的事情。為此，需要對記錄上的所有活動進行仔細地審察：「如果根本不做這件事，將會怎么樣？」假如審察下來的結果是「沒有關系」的話，那么結論很明白：以后就不要再做這件事了，令人難以理解的是竟有這么多大忙人成天不停地忙著那些他們覺得難以割舍的事，比如沒完沒了的演說和宴會，請他們當各種委員會及董事會的成員，所有這一切都會讓這些大忙人花去很大一部分時間。雖然他們本人往往也并不喜歡這些活動，也無法真正去履行這些職責，但他們還是不得不年復一年地去參加這些活動。其實，只要學會說個「不」字，問題就解決了。參加這種活動對本人所在的機構、對本人以及對舉辦這些活動的組織來說，都不會有什么好處。
下一個問題便是：「記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果的？」那些常常需要出席宴會的董事長還發(fā)現，另外約有三分之一的正式宴會只要有公司的高級管理人員到場即可，并非每次都要他親自去參加不可。因為主辦單位只是希望把公司的名字列在客人的名單上。
好幾年來人們都在議論一種管理上的「授權委托」。不管是企業(yè)，還是政府機關、大學或部隊，這些機構里的每位管理者都被告知要當一名合格的「授權委托人」。其實，在一些大單位中，大多數管理者自己就在不斷鼓吹這一做法。我不知道這種做法到底有什么好處，鼓吹這種做法沒人要聽是在情理之中的，就是按他們的說法，這種委托論也顯得毫無意義。假如這種委托的意思是別人應該「幫我」做部分工作的話，那就不對頭了。我們領工資是因為我們做了自己的那份工作。按他們的說法，最懶惰的管理者豈不成了最佳管理者了？其實，這種論調不僅是荒唐的，而且是違反道德的。
把那些別人可以做的事情交付出去，這樣管理者也就不用再去「委托」他人，自己又可集中精力做好該做的工作，于是便可大大地提高自己的工作效率。
還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時間。
這種毛病的癥狀并不明顯，但是我們有個簡單的辦法可以診斷出這個毛病。那就是問問你的下屬。卓有成效的管理者早已學會用策略的、但卻毫不掩飾的語氣來詢問：「我常做哪些浪費你們時間而又不產生效果的事情？」問這樣的問題，問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。
許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間，然而他們不敢面對這個問題。
每位美國總統(tǒng)剛上臺時，他總會接受很多的邀請。但不久他就會發(fā)現，他還有很多其他事情要做，而像雪片似地飛來的眾多邀請絕大多數并不能幫他提高工作效率。于是他就開始謝絕邀請，以至于最后使外界覺得他不太容易接近。少則幾個星期多則幾個月，報紙和電臺便開始報道說：「總統(tǒng)與外界正在失去聯系?！褂谑撬蜁M行必要的調整，他會在被人剝奪工作效率與利用公開場合開展工作之間尋求一種較為合適的折中辦法。
其實管理者若將他們的活動砍得太多了也并不會有什么風險。我們通?？偸侨菀走^高地估計（而不是低估）自己的重要性，總認為許多事請只有由自己來干才行。就是非常有成效的管理者也會做許多不必要的、不產生任何效果的事情。
3、砍掉浪費時間的活動
以上三個診斷性的問題旨在說明管理者自己能控制那些耗費時間又不產生效果的活動。每位知識工作者、每位管理者都該用以上三個問題來檢查一下自己。但是，經理也要關心因管理不善或機構有缺陷而產生的時間流失現象。管理不善不但會浪費大家的時間，特別會浪費經理自己的時間。
首先必須找出那些因缺乏制度或遠見卓識而產生的種種浪費時間現象。這些現象有一個共同的癥狀，那就是會反復出現「危急現象」，比如每年都會發(fā)生的危機。這種危急現象如果發(fā)生了第二次，那就決不能讓它再發(fā)生第三次。
每年出現的庫存危急現象就是個例子?，F在用上了電腦，于是我們就可以比過去更加容易地去對付這一危機了，但是費用也比以往任何時候都高了，這么看來我們還很難說已經取得了很大改進。
機構臃腫、人浮于事也是產生浪費時間的原因。
我讀一年級時，算術入門課上問道：「兩個挖溝工人 2 天挖成一條水溝，如果此溝由四個人來挖，需要多久才能挖完？」對一年級的學生來說，正確答案當然是「一天」。如果聯系管理者的工作上，那么正確答案也許就是「4 天」，甚至可能是「沒完沒了」。也可能是因為任務繁重，力量不夠。在這種情況下任務也許可以完成，但工作會有所損失。不過，這并非是一條規(guī)律。在通常情況下，總是人多了一點，因此缺乏工作效率。他們總要花越來越多的時間來協調人員之間的相互關系，而這些時間本來是應該花在工作上的。
有一個鑒別人浮于事的可靠標準。如果高級管理人員（特別是經理）不得不將他工作時間的十分之一花在處理「人際關系」上，花在處理內部的不和與磨擦上，花在處理內部的權限之爭以及相互合作等問題上，那么這支隊伍肯定是人浮于事了。人多了反而會互相妨礙工作，反而會成為實現績效的障礙。在精干的機構里，人們都有充分的活動余地，不大會發(fā)生碰撞與沖突，也不需要到處去做解釋才能把工作進行下去。
另一個常見的浪費時間的原因是機構功能不健全，其主要癥狀就是會議過多。
從定義上說，不斷開會就是承認機構有缺陷。因為不開會的話，人們就可以把時間花在工作上，人們沒法同時干兩件事。每次會議必然會產生一大堆小型的后續(xù)會議——包括正式的和非正式的，不管是哪類會議，開起來總要好幾個小時。因此，會議必須要有明確的目的。沒有目的的會議，開起來令人討厭，而且害處也很大。
更重要的是，我們只能偶爾采用一下開會的辦法，決不能將它當成一條規(guī)則。倘若一個機構里的人一天到晚都在開會，那就沒人干工作了。不管是什么機構，只要時間記錄顯示會議開得過多，它必然是個消費時間的、功能不健全的機構。
不過也有例外，有些特殊的組織就是為開會而成立的，諸如杜邦公司和新澤西美孚石油公司這樣的大公司的董事會。
最后一個浪費時間的原因是信息功能不健全。
4、統(tǒng)一安排可以自由支配的時間
假如大家對自己的時間使用情況作了詳細的記錄，對記錄進行了分析，并在此基礎上努力地去管理好自己的時間，那么他對自己有多少時間可以用來做重要的工作，心中是有數的。然而，他到底有多少自己可以支配的、可用于做重要工作的、能為本單位真正作出貢獻的時間？
卓有成效的管理者明白：必須用好自己可以支配的時間。他知道自己需要的是整塊的時間，零零碎碎的時間是派不上用場的。如果能把零星時間合并成大塊時間，就是只有四分之一個工作日，也可以完成一件重要的事情，假如這些時間都是零打碎敲的，這里 15 分鐘、那里半小時，就是有四分之三個工作日，也干不成什么事情。
所以，管理好時間的最后一條措施就是如何把記錄和分析所顯示的、通常是屬于管理者自己可以支配的時間集中起來。
這樣做的辦法還不少。比如高層人員通常每周可以在家里辦一天公，編輯和科研人員通常就是采用這種辦法來集中時間的。
還有些人每周專門撥出兩天時間（如星期一、星期五）從事日常工作（諸如會議、檢查、研究問題等等），而將其余幾天的上午都留出來處理重要事務。
另一種采用得較為廣泛的辦法是每天上午在家里安排出一段時間來。
在卡爾松教授的研究報告中，曾經提到過一位極有工作效率的管理者，他每天上班前總要在自己的書房里工作一個半小時，期間不接任何電話。由于還要按時上班，這一做法意味著每天必須一清早就得起來工作。不過這種處理重要事情的辦法顯然要比「把工作帶回家去，吃過晚飯后再干幾小時」的做法更加可取，因為到那么晚時，大多數管理者早已精疲力竭，要想干好工作也很困難。再說，對中年人或者年紀較大者來說，每天早點起床晚上早點休息或許會更好一些。喜歡把工作帶回家來開夜車的人這么多，這里恰恰有一個很糟糕的情況：既然可以開夜車，白天何必要工作得那么緊張呢？于是白天的時間往往就管理不好了。
一切卓有成效的管理者都懂得：對時間的控制與管理不能一勞永逸。他們要持續(xù)不斷地做時間記錄，定期對這些記錄進行分析，還必須根據自己可以支配的時間的多少，給一些重要的活動定下必須完成的期限。
我所了解的一位工作效率極高的人，他身邊總帶著兩張單子——一張是關于緊急事情的單子，另一張上記錄必須要做的、但卻不是特別重要的事。每件事后都注有必須完成的期限。當他發(fā)現期限越來越近時，他就知道自己可以支配的時間越來越少了。
時間是最緊缺的資源，若不將時間管理好，要想管理好其他別的事情那只是空談。另外，分析自己的時間安排是可取的，它也是系統(tǒng)地分析自己的工作、鑒別出哪些才是最重要的活動的一種方法。
「認識你自己」這句充滿智慧的古訓對現代的凡人來說實在是太難理解了。不過，如果你希望自己的工作卓有成效、能為別人作出貢獻的話，那你還是可以遵照「掌握自己的時間」這一條去做的。
文章來源：博雅管理同修營 |
